為加快檔案數(shù)字化、智能化進(jìn)程，進(jìn)一步改善檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，規(guī)范檔案管理。近期，金鼎公司對(duì)檔案室進(jìn)行了擴(kuò)容改造升級(jí)，打造了全新的“智慧檔案室”。
該公司聚焦檔案信息化建設(shè)，強(qiáng)化科學(xué)布局，升級(jí)改造后的智慧檔案室總面積約300平方米，分為庫(kù)房區(qū)和辦公閱覽區(qū)，實(shí)行人事、文書(shū)、財(cái)務(wù)、實(shí)物基建等多功能區(qū)域管理。檔案庫(kù)房共設(shè)有智能密集架44列220組，密集架可實(shí)現(xiàn)自動(dòng)移動(dòng)、智能查詢、檔案定位、自動(dòng)通風(fēng)、遠(yuǎn)程管理等功能，并設(shè)有感應(yīng)停止、語(yǔ)音控制系統(tǒng)等裝置，實(shí)現(xiàn)了智能化操作。
依托智慧檔案管理云平臺(tái)，該公司智慧檔案室集成了檔案管理系統(tǒng)、環(huán)境智能控制系統(tǒng)、智能安防系統(tǒng)，可分區(qū)展示設(shè)備數(shù)據(jù)、參數(shù)控制、運(yùn)行狀態(tài)等，引入的檔案管理系統(tǒng)，可以對(duì)智能密集架檔案進(jìn)行檢索、識(shí)別、定位等，使檔案的查找快速精準(zhǔn)，有效減少了檔案查閱時(shí)間，大大提高了檔案管理人員的工作效率。
此外，為嚴(yán)保檔案安全，智慧檔案室安裝了入庫(kù)人臉及密碼識(shí)別等多重防護(hù)，配置了入庫(kù)監(jiān)測(cè)非工作時(shí)間報(bào)警、紅外線視頻監(jiān)測(cè)防盜、震動(dòng)感知、七氟丙烷氣體滅火等系統(tǒng)。同時(shí)，還配備了恒溫恒濕一體機(jī)、智能環(huán)境系統(tǒng)以及電動(dòng)防盜遮光窗簾、防漏水感應(yīng)裝置，創(chuàng)造了自動(dòng)調(diào)節(jié)溫度、濕度等適宜存放檔案的條件。查閱室設(shè)有24小時(shí)監(jiān)控系統(tǒng)，可實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)檔案室情況，進(jìn)一步筑牢了人防、物防、技防三位一體的檔案安全防范體系。
接下來(lái)，金鼎公司將以智慧檔案室建設(shè)為契機(jī)，從檔案整理、歸檔、借閱、保密、電子檔案錄入等各環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范，完善檔案管理制度，加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，促進(jìn)檔案制度化、規(guī)范化管理，提升檔案“服務(wù)力”，推動(dòng)公司檔案管理工作邁上新臺(tái)階。
